Branchen · 03

Sieben Welten.
Ein System.

Für jede Branche konkret dargestellt: Welcher Schmerzpunkt entfällt, welcher Workflow im Hintergrund läuft, was mit dem Anrufer Schritt für Schritt passiert.

Friseur & Kosmetik

Salon · Solo bis 5 Stühle

Das Problem: Während der Behandlung ist das Telefon nicht erreichbar — Anrufer wechseln zum nächsten Anbieter. No-Shows bei Färbeterminen kosten pro Ausfall 60–120 €.

  • Verpasster Anruf löst sofort eine WhatsApp mit Online-Booking-Link aus
  • Termin-Erinnerung 24 h vorher senkt No-Shows messbar
  • Bewertungs-Funnel nach Termin — Google-Sterne im Regelbetrieb

Beispiel-Szenario

„14:30 Uhr — Behandlung im Gange, Telefon klingelt"

14:31Anruf nicht angenommen — Ghostflow erfasst die Nummer

14:31WhatsApp raus: „Wir haben Ihren Anruf verpasst — wofür dürfen wir Sie zurückrufen?"

14:34Antwort: „Termin Färbung kommende Woche"

14:34Booking-Link wird automatisch nachgereicht

19:00Daily-Mail an den Betrieb: „1 neuer Termin gebucht, 2 Rückfragen offen"

Physiotherapie & Massage

Praxis · Termin-getrieben

Das Problem: Tagsüber Behandlung, abends 30 verpasste Anrufe. Krankenkassen-Patienten brauchen 24 h-Bestätigung. Patient erscheint nicht → 50 € Ausfall.

  • Sofort-Antwort: „Wir melden uns innerhalb von 2h" — niemand fühlt sich ignoriert
  • Termin-Erinnerung mit Bestätigungs-Button, Verschiebung direkt im Chat
  • Datensparsam: WhatsApp-Verlauf nach 30 Tagen automatisch geleert

Beispiel-Szenario

„Termin morgen 9 Uhr — Patient muss verschieben"

−24 hErinnerung raus mit Bestätigungs-Button

−22 hPatient antwortet: „Muss verschieben — Mittwoch geht?"

−22 hSlot wird frei, neuer Termin im Kalender vermerkt

+4 hNach neuem Termin: „Wie war die Behandlung? 1–5 Sterne?"

Handwerk & Dienstleistung

Sanitär · Elektrik · Maler · Reinigung

Das Problem: Auf der Baustelle keine Hände frei. Notdienst-Anrufe bleiben unbeantwortet — und mit ihnen gehen Kunden verloren. Angebote per Hand zusammenzustellen frisst den Feierabend.

  • Direkt-Triage: Notdienst → Anruf-Weiterleitung, Routine → Termin-Vorschlag
  • Anfrage-Übersicht abends per Mail, sortiert nach Dringlichkeit
  • WhatsApp-Bilder vom Kunden werden direkt im Dashboard einsortiert

Beispiel-Szenario

„22:30 Uhr — Rohrbruch beim Stammkunden"

22:30Anruf verpasst — Auto-SMS: „Akuter Wasserschaden? Antworten mit NOTFALL, sonst Rückruf morgen 8 Uhr."

22:30Antwort „NOTFALL" → Direkt-Anruf-Weiterleitung an das Diensthandy

23:15Andere Routine-Anfrage landet still im Dashboard

08:00Übersicht steht am Morgen bereit — abarbeitbar in 10 Min

Fitnessstudio & Sport

Studio · Personal Trainer · Kurse

Das Problem: Probemitglieder kommen nicht zum zweiten Termin. Karteileichen zahlen weiter und kündigen leise. Ohne rechtzeitige Wahrnehmung: Bewertung 2,8 auf Google nach einer Beschwerde.

  • Onboarding-Sequenz: Tag 1, 7, 14 — drei Touch-Points per WhatsApp
  • Re-Engagement nach 14 Tagen Inaktivität mit persönlicher Rückfrage
  • Bewertungs-Funnel filtert Beschwerden raus — Klärung erfolgt intern, bevor sie öffentlich werden

Beispiel-Szenario

„Probemitglied — war einmal da, dann Funkstille"

Tag 7WhatsApp: „Wie war der Start bei uns? Braucht es Hilfe beim Trainingsplan?"

Tag 7Antwort: „Ehrlich gesagt, komm nicht klar mit den Geräten."

Tag 7Eskalation an Betrieb + Auto-Antwort: „Wir melden uns mit einem Einführungs-Termin."

Tag 8Einweisung wird gebucht — Mitglied bleibt, Karteileiche verhindert

Immobilien & Makler

Vermittlung · Verwaltung

Das Problem: 40 Besichtigungsanfragen pro Inserat. Erste 5 kriegen den Termin, der Rest fühlt sich ignoriert — und hinterlässt schlechte Bewertungen auf Immowelt.

  • Auto-Empfangsbestätigung mit Voraussetzungs-Check (Bonität, Termin-Slots)
  • Vorqualifizierung per Chat — nur ernsthafte Interessenten erreichen den Makler
  • Folge-Nachfass nach Besichtigung mit Angebot zur Unterlagen-Übermittlung

Beispiel-Szenario

„40 Anfragen für eine 3-Zimmer-Wohnung"

+ 5 minAlle 40 erhalten Empfangsbestätigung + 5 Pre-Qualify-Fragen

+ 4 h22 antworten — davon erfüllen 8 die Bonitäts- und Slot-Kriterien

+ 1 dBesichtigung mit den 4 stärksten Kandidaten

+ 3 d36 Absagen gehen automatisch und höflich raus — niemand fühlt sich ignoriert

Gastronomie

Restaurant · Café · Lieferservice

Das Problem: Freitagabend voll — Reservierungs-Anrufe kommen mitten im Hochbetrieb. No-Shows am Samstag verzerren die Auslastung; reservierten Gästen muss abgesagt werden, weil kein Tisch frei ist.

  • Reservierungs-Bot per WhatsApp: 24/7, offen für alle
  • Bestätigung am Vortag — ohne Bestätigung wird der Slot frei für Walk-Ins
  • Bewertungs-Funnel nach dem Besuch — Google-Sterne im Regelbetrieb

Beispiel-Szenario

„Tisch für 4, Samstag 20 Uhr"

Mo 15:00WhatsApp-Anfrage: „Haben Sie Samstag 20 Uhr einen Tisch für 4?"

Mo 15:00Bot-Antwort mit verfügbaren Slots zum Anklicken — Reservierung bestätigt

Fr 18:00Erinnerung am Vortag: „Sehen wir uns morgen? Bitte kurz bestätigen."

So 09:00Am Morgen danach: „Wie war Ihr Besuch bei uns? Wir freuen uns über eine Bewertung."

Vertrieb & B2B

Solo-Sales · Agenturen · Account-Teams

Das Problem: Ein Lead, der 2 Stunden auf Antwort wartet, ist meistens schon woanders. No-Shows bei Discovery-Calls kosten Pipeline. Nachfass-Mails versanden zwischen aufeinanderfolgenden Terminen.

  • Sofort-Antwort auf eingehende Lead-Anfragen — Reaktionszeit unter 1 Min
  • Discovery-Call-Erinnerungen senken No-Shows messbar
  • Automatischer Nachfass 2 + 5 + 10 Tage nach Pitch, mit Opt-out

Beispiel-Szenario

„Lead füllt am Mittwoch 16 Uhr das Formular aus"

+ 30 sSofort-Bestätigung per Mail mit Kalender-Link zum Discovery-Call

+ 2 hLead bucht Slot am Montag 10 Uhr selbst

Mo 09:00Erinnerung 1 h vorher mit Agenda + 3 Vorbereitungs-Fragen

+ 5 dNachfass nach dem Call: „Wie ist der Stand? Blocker bei der Entscheidung?"

Nächste Tür · 04

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